Mediation is een vorm van conflictbemiddeling, die niet alleen voorbehouden is als instrument bij uit elkaar spattende huwelijken of burenruzies. Al langer is het gebruikelijk om bij zakelijke geschillen een mediator in te schakelen. Hieronder uitleg en achtergrondinformatie over mediation, door Daan.
Leestijd 5 minuten
Samengevat.
"Ikzelf zie mediation tussen en binnen bedrijven als iets wat de moeite waard is. Het is win-win en bovendien bespaart het partijen tijd, geld en energie. De oplossing wordt door partijen zélf gevonden en gedragen. Er is ruimte voor ieders mening. De afspraken gelden pas na ondertekening van een eventuele vaststellingsovereenkomst. Dit alles wordt door de mediator gefaciliteerd in een vertrouwelijke, onafhankelijke en onpartijdige gespreksomgeving.”
Mediation, door Daan Breukhoven.
"Iets is beschadigd, dat is duidelijk. Bij een arbeidsgeschil is het bijvoorbeeld voor de werknemer van belang gehoord te worden, een beter gevoel te krijgen bij een sluimerend conflict, of wederzijds begrip voor elkaars belang in te kunnen of gaan zien. Maar ook goed 'uitelkaar' te gaan. Bij een zakelijk geschil tussen twee directeuren, vennoten of leveranciers is het mijns inziens blijvend ‘chique’ om elkaar recht in de ogen te kijken. Je komt elkaar immers linksom of rechtsom toch tegen. Mediation kan hierin een rol spelen. Ik merk geregeld dat mediation nog onbekend en onbemind is. Het wordt in eerste instantie gezien als instrument bij (v)echtscheidingen en burenruzies. Tegenwoordig wordt het gezien als nuttige kunde bij geschillen tussen en binnen bedrijven.
REGISTERMEDIATOR
De MfN (en ADR) registermediator krijgt deze beschermde titels niet zomaar. Ik heb bijvoorbeeld een uitgebreide basisopleiding en jaarlijks terugkerende bijscholingen gevolgd. Aan de hand van het positief afleggen van een assessment, het positief afronden van een theorietoets en verplichte jaarlijkse PE punten te behalen toon ik aan dat ik als registermediator vakbekwaam ben. Zo heeft u als opdrachtgever en de partijen aan tafel de zekerheid van een professionele mediator die 'up to date' is en volgens strikte regels werkt.
TAKEN VAN DE MEDIATOR
Als mediator neem je een onpartijdige positie in. Als neutrale derde breng ik de communicatie op gang tussen de partijen en help ik met de totstandkoming van een mogelijke oplossing. In tegenstelling tot een rechtszaak zijn er bij mediations geen winnaars en –belangrijker nog – geen verliezers. Het doel van mediation is win-win.
Bij mediations hebben de gesprekken een vertrouwelijk en vrijwillig karakter. Maar ik maak wel altijd duidelijk dat het niet vrijblijvend is. Vuistregel hierbij: partijen dienen bereid te zijn naar elkaar te luisteren en tot een oplossing te willen komen. Het is mijn taak om alle –al dan niet sluimerende- aspecten die meespelen in een geschil tussen partijen, zoals bijvoorbeeld emotionele, financiële, juridische of andere achterliggende motieven naar boven te halen.
VASTSTELLINGSOVEREENKOMST
Bij mediation wordt vooraf een mediationovereenkomst getekend. Daarin staan allerlei regels en zaken zoals de geheimhouding-, en inspanningsverplichting om samen tot een oplossing te komen. De mediation mondt vaak uit in een slotovereenkomst (de vaststellingsovereenkomst) met afspraken, die zo wordt geformuleerd als partijen zelf wensen. De vaststellingsovereenkomst kan desgewenst nog via de rechter bekrachtigd worden, wat vaak niet eens meer nodig is.
DOORLOOPTIJD
Soms is één enkele halve dag sessie voldoende. Soms zijn er twee tot zes gesprekken van maximaal twee uur nodig. Het kan voorkomen dat we enkele maanden bezig zijn. Dat is allemaal afhankelijk van de hoeveelheid kwesties die er spelen, de mate waarin de situatie is geëscaleerd en vooral belangrijk de bereidheid van partijen om tot een gezamenlijke oplossing te komen.
Mediation is wel voordeliger dan elkaar een proces aan doen óf de situatie te proberen te blijven negeren. Het scheelt (emotionele) energie, tijd en geld. Om u een idee te geven: in ons rekenvoorbeeld zijn we uitgegaan van een standaard zakelijk geschil. Na anderhalve maand werd de mediation succesvol afgerond á € 1.853 per partij. Dit terwijl een gemiddelde niet gecompliceerde rechtszaak bij de rechter al gauw minimaal € 5.000 per partij kost, en een doorlooptijd kent van minstens één jaar. Waarbij wanneer de zaak onder de rechter is, alsnog 'op de gang' geschikt wordt. Dat had dus eerder, met minder gedoe én minder kosten gekund! Ergo: mediation.
Ik krijg vaak de vraag: “Hoe verloopt een mediation traject?”. Dat is geen vastomlijnd script. Maar volgt wel een bepaald patroon. Grofweg zijn er op hoofdlijnen de navolgende fasen te onderscheiden. Maar eerst:
U weet nu bijna alles over mediation!
Toch liever persoonlijk contact? Bel 070 568 0908
Fase 1 de intake
Ik beschouw deze stap als meest cruciale: de kennismaking tussen partijen en ikzelf als mediator. Verder vindt er onderlinge afstemming plaats over bijvoorbeeld de basis-, en grondbeginselen van mediation. Ook benoemen we hier het uitgangspunt van de mediation, naast de vertrouwelijkheid, vrijwilligheid vs vrijblijvendheid. Er wordt gekeken of er sprake is van commitment en mandaat. De kosten van de mediation wordt besproken: wie betaalt wat? De werkgever? De vennoten sam-sam? Of simpelweg 50/50? Tot slot dient er tussen partijen een overeenstemming plaats te vinden over de globale omschrijving van de kwestie.
Al deze punten worden bekrachtigd met het ondertekenen van een mediation overeenkomst en een geheimhoudingsverklaring, die ik zelf ook mee onderteken.
Fase 2 het exploreren
In deze fase merk je dat partijen van hun standpunten naar onderliggende belangen toewerken. 'Wat is nou precies het probleem waar de cliënten aan willen werken?' De kwesties worden hier verhelderd(end) vast gesteld. Nagegaan zal worden wat de onderliggende belangen en behoeftes zijn, die aan deze kwesties ten grondslag liggen, en vooral wat de kern daarvan is. Als de belangen en behoeftes helder en duidelijk zijn, wordt gekeken of er een volgorde in prioriteiten kan worden aangebracht.
Dit is de fase die doorgaans de meeste tijd vergt.
Fase 3 de opties
Dit is de meest creatieve fase van mediation. Oftewel: “Hard op de zaak, Zacht op de relatie”.
Maar ook een praktische fase: hier wordt er gebrainstormd en creatief gezocht naar oplossingen in het gemeenschappelijk belang van partijen. Welke opties zijn er, en zijn deze opties bijvoorbeeld bruikbaar voor jullie als partijen aan tafel?
Goed om te weten, is dat zolang de mediation loopt voorstellen en bedachte afspraken niet bindend zijn. Dat is een belangrijk onderdeel van mediation. Pas als afspraken schriftelijk zijn vastgelegd, door beide partijen zijn ondertekend én als daarin uitdrukkelijk is opgenomen dat de afspraken blijven bestaan ook indien de mediation verder niet tot overeenstemming leidt. Pas dan zijn afspraken dus bindend.
Ik vind deze fase een fase van gedachten wisselen, gedachten die veranderen als gevolg van voortschrijdend inzicht van partijen aan tafel. Dat bevordert in positieve zin de open dialoog en maakt dat de later definitief te maken afspraken duidelijk zijn of worden en daadwerkelijk gedragen worden door beide partijen. De oplossingen worden getoetst op de praktische bruikbaarheid. En wat zijn de mogelijke oplossingen voor tegenstrijdige behoeften en belangen? In deze fase wordt/kan echt onderhandeld worden.
Hiervoor maken we gebruik van de Harvard Negotiation Methode.
Fase 4 de afsluiting
In de laatste fase van mediation zie je dat partijen tot een gezamenlijk gedragen besluit voor alle kwesties zijn gekomen. Dit wordt dan vastgelegd in een (vaststellings)overeenkomst. Voordat er überhaupt een handtekening onder komt, kunnen partijen met wederzijdse toestemming er nog voor kiezen om ruggespraak te plegen of navraag te doen met de eigen achterban. Dat is met name handig als medewerking bij de uitvoering van de gemaakte afspraken noodzakelijk of gewenst is. Het is ook wenselijk om de voorgenomen afspraken te laten checken door een externe adviseur. Zoals bijvoorbeeld een advocaat of financieel adviseur.
Met andere woorden: hier vindt de laatste controle van afspraken plaats op hun financiële, juridische en praktische haalbaarheid.
