Werkwijze Breukhoven Mediation
Stap voor stap
Stap 1 - Kennismaking en formaliteiten
Jouw eerste kennismaking met Breukhoven Mediation heeft doorgaans (al) plaats gevonden via deze website en wellicht (al) telefonisch. Het eerste telefoongesprek van circa 30 minuten wordt beschouwd als het kennismakingsgesprek. Particulieren kunnen desgewenst een eerste gezamenlijke kennismaking via Teams met Breukhoven inplannen.
Op basis van een jarenlange zelfstandige praktijkvoering is de werkwijze van Breukhoven Mediation zorgvuldig ontwikkeld en ingericht op efficiëntie en duidelijkheid. Iedere mediation start op basis van een uitgebrachte (geaccordeerde) offerte en getekende overeenkomst van opdracht. Na het (digitaal) ondertekenen, ontvangt de aanvrager een intakeformulier. Je wordt daarin stap voor stap meegenomen om noodzakelijke gegevens aan te leveren. Zodra deze formaliteiten zijn afgerond gaan we verder met stap 2 en synchroon hieraan het opstellen van de mediationovereenkomst.
Stap 2 - Voorgesprekken
Zodra het intakeformulier is ingevuld, prikken jullie een datum voor het voorgesprek van circa anderhalf uur. Waarin enerzijds de werkwijze, wederzijdse verwachtingen en het mediationproces in detail worden besproken. Anderzijds is er uiteraard ook ruimte voor wat jullie verdeeld houdt. Dit gesprek is onderdeel van het totale mediationtraject.
Voor de goede orde: deze gesprekken vallen ook onder de vertrouwelijkheid en geheimhouding. Bij arbeid en zakelijke mediation vinden de voorgesprekken individueel plaats. Het biedt iedere partij de ruimte om de eigen kijk op de zaak/ kwestie toe te lichten. Bij (echt)scheidings en/of familiemediations zullen de voorgesprekken plenair plaatsvinden en niet individueel.
Stap 3 - Mediationovereenkomst ondertekenen
Tijdens de voorgesprekken wordt onder andere de mediationovereenkomst besproken. Bij arbeidsmediations en bij (echt)scheidingen is de globale omschrijving van de kwestie in beginsel bekend op basis van stap 1 en/of stap 2. Bij zakelijke mediation verschillen de onderwerpen per casus. De mediation overeenkomst wordt vervolgens door Breukhoven alsook door alle partijen digitaal ondertekend. Vooraf kunnen partijen een concept versie inlezen via deze eerder gedeelde pagina.
Stap 4 - De mediation
In deze fase starten de plenaire bijeenkomsten, waarin de inhoudelijke gesprekken plaatsvinden. Gemiddeld zijn hiervoor meerdere sessies van circa een tot anderhalf uur nodig. Dit is de meest intensieve fase van de mediation. In beginsel maakt Breukhoven Mediation geen gespreksverslagen.
De mediationbijeenkomsten volgen een aantal fasen, die de gesprekken structureren en richting geven. Waarbij fase 1 beschouwd kan worden als de voorgesprekken in combinatie met de eerste plenaire bijeenkomst(en). In fase 2 is er sprake van 'exploreren': jullie verschuiven de focus van individuele standpunten naar gezamenlijke belangen. Stap voor stap wordt duidelijk wat er besproken moet worden en wordt ieders perspectief inzichtelijk. In fase 3 worden 'opties' besproken. Zodra de belangen scherp zijn, worden ze door partijen geordend, gewogen en verder besproken. Tot slot vindt in fase 4 de 'afsluiting' plaats. Hier onderhandelen partijen doelgericht op de inhoud, met oog voor de relatie. Uitgangspunt: stevig op de zaak en respectvol in de omgang, met een concreet resultaat als doel.
Specifiek voor familiemediation: bij echtscheidingen wordt tijdens fase 4 een of meerdere bijeenkomst(en) georganiseerd in aanwezigheid van de (huis)advocaat.
Stap 5 - Overeenkomst opstellen
Wanneer de plenaire bijeenkomsten zijn afgerond en overeenstemming is bereikt, wordt een vaststellingsovereenkomst of ander afsprakendocument (hierna gezamenlijk genoemd: ‘de overeenkomst’) opgesteld. Dat kan bijvoorbeeld een ouderschapsplan, VSO, vennootschapscontract, convenant of e-mail met nieuwe afspraken zijn. Breukhoven Mediation legt de door partijen gevonden oplossing vast in een concept, dat ter beoordeling aan partijen en hun eventuele adviseurs wordt voorgelegd.
Stap 6 - Externe adviseurs
In deze stap laten jullie de concept overeenkomst toetsen. Bijvoorbeeld door hun eigen adviseur, zoals een advocaat, fiscalist of bijvoorbeeld een financieel specialist. Dat biedt ruimte voor verdere afstemming en het aanbrengen van eventuele correcties op detailpunten.
Specifiek voor familiemediation: bij echtscheidingen wordt hiermee bedoeld dat het concept convenant alsook het ouderschapsplan tijdens de bijeenkomst met de (huis)advocaat nader kan worden besproken.
Stap 7 - Afronding
Tijdens de afsluitende bijeenkomst wordt de definitief opgestelde overeenkomst (digitaal of in persoon) ondertekend. Daarmee is jullie mediation geheel of gedeeltelijk afgerond.
Specifiek voor familiemediation: bij echtscheidingen zal de (huis)advocaat de formele procedure bij de rechtbank verzorgen. Bij een gezamenlijk verzoek tot echtscheiding zal de advocaat ook het convenant inclusief relevante bijlagen indienen, dat tijdens de mediation is opgesteld. De rechtbank doet doorgaans binnen zes weken schriftelijk uitspraak. Na inschrijving bij de burgerlijke stand is jullie echtscheiding officieel.
Optioneel: evaluatie moment
Het kan verstandig zijn om de gemaakte afspraken periodiek te evalueren, zeker bij familiemediation waar situaties vaak veranderen. Denk aan een gewijzigde financiële situatie, een verhuizing, een internationale situatie, een nieuwe partner of kinderen die van school wisselen. Dergelijke veranderingen kunnen aanleiding geven tot nieuwe discussies. Bespreek deze tijdig samen; lukt dat niet, dan kan Breukhoven Mediation helpen om dit proces zorgvuldig te begeleiden.