Werkwijze Breukhoven Mediation
Stap voor stap
Stap 1 - Kennismaking en formaliteiten
Jouw eerste kennismaking met Breukhoven Mediation heeft doorgaans plaats gevonden via deze website en wellicht telefonisch. Het eerste telefoongesprek van circa 30 minuten wordt beschouwd als het kennismakingsgesprek. Door een jarenlange zelfstandige praktijkvoering is de werkwijze van Breukhoven Mediation efficiënt, zorgvuldig en transparant.
Bedrijven en particulieren worden hierbij op exact dezelfde heldere manier geholpen, zodat iedereen precies weet waar hij aan toe is. Het traject begint zodra de offerte akkoord geaccordeerd is en de opdrachtovereenkomst digitaal is getekend. Vervolgens ontvangt de aanvrager een online intakeformulier welke je stap voor stap door de benodigde gegevens loodst. Zijn de formaliteiten eenmaal afgerond? Dan gaan we direct door naar stap 2.
Stap 2 - Voorgesprekken
Na het volledig invullen van het digitale intakeformulier krijgen partijen toegang tot de online reserveringsmodule van Breukhoven Mediation om een datum te plannen voor het voorgesprek (circa 1,5 uur). Dit gesprek maakt onderdeel uit van het totale mediationtraject. Tijdens het voorgesprek is er aandacht voor twee belangrijke aspecten:
1. Het proces. Waarbij de werkwijze, wederzijdse verwachtingen en het verloop van de mediation in detail worden besproken.
2. De inhoud. Met uitgebreid ruimte voor ieders verhaal en wat jullie verdeeld houdt.
Voor alle gesprekken geldt een strikte geheimhouding en vertrouwelijkheid. De opzet verschilt per type mediation:
-
Arbeids- en zakelijke mediation: De voorgesprekken vinden individueel plaats. Dit biedt elke partij de rust en ruimte om de eigen kijk op de kwestie toe te lichten.
-
Familie- en (echt)scheidingsmediation: De voorgesprekken vinden altijd plenair (gezamenlijk) plaats en dus niet individueel.
Stap 3 - Mediationovereenkomst ondertekenen
Tijdens het voorgesprek wordt de mediationovereenkomst doorgenomen. De globale omschrijving van de kwestie is bij arbeidsmediations en (echt)scheidingen meestal al helder dankzij stap 1 en 2. Bij zakelijke trajecten is dit maatwerk per casus. Voordat Breukhoven Mediation en partijen de overeenkomst digitaal ondertekenen, kan er online alvast een conceptversie worden ingezien.
Stap 4 - De mediation
Nu starten de plenaire bijeenkomsten in persoon aan tafel. Gemiddeld zijn hiervoor meerdere sessies van circa een tot anderhalf uur nodig; dit is de meest intensieve periode van de mediation. Soms wordt er ook individueel met de mediator gesproken, of wordt er een bijeenkomst via Teams ingericht.
Het mediationtraject volgt een aantal vaste fasen die de gesprekken structureren en richting geven. Fase 1 bestaat bijvoorbeeld uit de voorgesprekken en de eerste plenaire bijeenkomsten. In fase 2 ('exploreren') verschuift de focus van individuele standpunten naar gezamenlijke belangen, waardoor ieders perspectief en de exacte agenda inzichtelijk worden. Zodra de belangen scherp zijn, worden in fase 3 de verschillende opties geordend, gewogen en besproken. Tot slot vindt in fase 4 de afsluiting plaats. Hier onderhandelen partijen doelgericht op de inhoud met het oog op een concreet resultaat. Het uitgangspunt is daarbij altijd: stevig op de zaak en respectvol in de omgang. In beginsel maakt Breukhoven Mediation hiervan geen uitgebreide gespreksverslagen.
Specifiek voor familiemediation: bij echtscheidingen wordt tijdens fase 4 een of meerdere bijeenkomst(en) georganiseerd in aanwezigheid van de (huis)advocaat.
Stap 5 - Overeenkomst opstellen
Wanneer de plenaire bijeenkomsten zijn afgerond en er overeenstemming is bereikt, worden de gemaakte afspraken officieel vastgelegd. Breukhoven Mediation stelt hiervoor een overeenkomst of afsprakendocument op in de vorm van een concept.
Afhankelijk van de situatie kan dit document bijvoorbeeld zijn:
-
Een ouderschapsplan of (echtscheidings)convenant;
-
Een (vaststellings)overeenkomst of afsprakenlijst;
-
Een vennootschapscontract of een schriftelijke vastlegging per e-mail.
Stap 6 - Externe adviseurs
In deze stap wordt de concept-overeenkomst of afsprakenlijst aan partijen voorgelegd voor een onafhankelijke toetsing. Dit kan gebeuren bij een eigen adviseur, zoals een advocaat, fiscalist of financieel specialist. Deze stap biedt de nodige ruimte voor verdere afstemming en het verwerken van eventuele correcties op detailpunten.
Specifiek voor familiemediation: bij echtscheidingen wordt hiermee bedoeld dat het concept convenant alsook het ouderschapsplan tijdens de bijeenkomst met de (huis)advocaat nader kan worden besproken.
Stap 7 - Afronding
Tijdens de afsluitende bijeenkomst wordt de definitief opgestelde overeenkomst (digitaal of in persoon) ondertekend. Daarmee is jullie mediation geheel of gedeeltelijk afgerond.
Specifiek voor familiemediation: bij echtscheidingen zal de (huis)advocaat de formele procedure bij de rechtbank verzorgen. Bij een gezamenlijk verzoek tot echtscheiding zal de advocaat ook het convenant inclusief relevante bijlagen indienen, dat tijdens de mediation is opgesteld. De rechtbank doet doorgaans binnen zes weken schriftelijk uitspraak. Na inschrijving bij de burgerlijke stand is jullie echtscheiding officieel.
Optioneel: evaluatie moment
Het kan verstandig zijn om de gemaakte afspraken periodiek te evalueren, zeker bij familiemediation waar situaties vaak veranderen. Denk aan een gewijzigde financiële situatie, een verhuizing, een internationale situatie, een nieuwe partner of kinderen die van school wisselen. Dergelijke veranderingen kunnen aanleiding geven tot nieuwe discussies. Bespreek deze tijdig samen; lukt dat niet, dan kan Breukhoven Mediation helpen om dit proces zorgvuldig te begeleiden.